Bewerbungen – der optimale Aufbau

Personaler entscheiden in weniger als einer Minute, ob eine Bewerbung für sie interessant ist. Bewerber haben daher nur wenige Zeilen, um auf sich aufmerksam zu machen. Entsprechend wichtig ist es, dass die Worte gut gewählt sind und jeder Inhalt an der richtigen Stelle sitzt. Doch wie sieht der optimale Aufbau des Bewerbungsschreibens aus – und gibt es Fauxpas, die den Bewerber direkt ins Aus befördern?

Das Anschreiben: Ticket zum Bewerbungsgespräch

Die besten Zeugnisse sind wertlos, wenn das Anschreiben kein Interesse weckt. Nur, wenn der Personaler durch das Bewerbungsschreiben aufmerksam wird und infolgedessen auch Lebenslauf und Anlagen zurate zieht, wird eine Einladung zum Vorstellungsgespräch ausgesprochen. Es ist allerdings gar nicht so einfach, auf maximal einer Seite die eigenen Fähigkeiten und Stärken herauszustreichen, ohne all zu siegessicher zu klingen, und dem Anschreiben eine individuelle Note zu geben, ohne den formalen Rahmen zu sprengen. Das optimale Bewerbungsschreiben stellt also grundsätzlich einen Spagat zwischen „zu viel“ und „zu wenig“ dar. Es gibt jedoch gewisse Richtlinien, die Bewerbern dabei helfen können, die gewünschte Wirkung zu erreichen. Die wichtigste dieser Richtlinien ist ein perfekter Aufbau des Bewerbungsschreibens.

Der formale Aufbau: Alle Fakten auf einen Blick

Ganz gleich, ob es sich um eine Bewerbung in der Finanz-, der Kreativ- oder der Wirtschaftsbranche handelt: Ein professioneller formaler Aufbau ist nicht nur ein Zeichen von Kompetenz, er ist auch ein Zeichen von Respekt dem Personaler gegenüber. Ein Fauxpas an dieser Stelle zeigt, dass weder viel Zeit, noch viel Sorgfalt in die Bewerbung investiert wurde. Das optimale Bewerbungsschreiben sollte nach folgenden formalen Angaben aufgebaut sein:

  • Kopfzeile: In der Kopfzeile des Anschreibens sollten alle Kontaktdaten des Bewerbers zu finden sein. Zur besseren Übersicht können auch alle Seiten des Dokuments die gleiche Kopfzeile enthalten; auf diese Weise wird dem Personaler die Zuordnung erleichert.
  • Daten des Empfängers: Unterhalb der Kopfzeile werden die Empfängerdaten, soweit bekannt, aufgeführt (Name des Ansprechpartners, Unternehmen, Firmensitz).
  • Datum u. Betreff: Das aktuelle Datum wird rechtsbündig eingefügt und über der Anrede steht die Betreffzeile, in der ggf. die Kennziffer der Stellenausschreibung angegeben wird.
  • (Persönliche) Anrede: Wer sich aus der grauen Masse von Bewerbern hervorheben möchte, verwendet die persönliche Anrede. Falls in der Stellenausschreibung kein konkreter Ansprechpartner genannt wird, kann dies durch einen Anruf beim Unternehmen in Erfahrung gebracht werden.

Der inhaltliche Aufbau: Kurz, prägnant und aussagekräftig

Der inhaltliche Aufbau des Bewerbungsschreibens gliedert sich theoretisch in die fünf Bereiche Einleitung, Hauptteil, Softskills, den optionalen Teil und den Schluss. Obgleich der Umfang der einzelnen Teile je nach Branche und konkreter Stellenausschreibung variiert, sollte eine entsprechende Gliederung auf den ersten Blick erkennbar sein. Inhaltlich sollten die jeweiligen Abschnitte folgende Informationen enthalten:

1. Einleitung: Interesse wecken

Der Einstiegssatz ist häufig die größte Hürde. Ein weit verbreiteter Fehler sind Musterformulierungen wie „Hiermit bewerbe ich mich auf […]“ etc., da sie den Eindruck einer standardisierten Bewerbung vermitteln, bei der nicht viel Sorgfalt verwendet wurde. Wer sich von der Konkurrenz abheben möchte, wählt einen Einstieg, der eine persönliche Note enthält und das Interesse des potenziellen Arbeitgebers weckt. Idealerweise können Bewerber hier eine Empfehlung nennen oder sich auf frühere Kontakte und/ oder Telefonate mit dem Unternehmen beziehen. Der erste Satz kann auch eine Erklärung beinhalten, warum der Bewerber sich ausgerechnet für eine Stelle in diesem Unternehmen oder jener Firma interessiert – und warum er glaubt, die ideale Wahl zu sein.

2. Hauptteil: Profil gestalten

Der Hauptteil ist das Herz eines jeden Bewerbungsschreibens: Hier bietet sich dem Bewerber die Chance, seine Fähigkeiten und Stärken so geschickt in Szene zu setzen, dass der Personaler nach der Lektüre davon überzeugt ist, den richtigen Kandidaten gefunden zu haben. Wer hier den Fauxpas begeht, einfach seinen Lebenslauf auszuformulieren, bekommt in der Regel keine zweite Chance. Ein Hauptteil, der Interesse weckt und sich von der Konkurrenz abhebt, sollte hingegen folgende Punkte beinhalten:

  • Unternehmensbezug: Der Beweber sollte glaubhaft darstellen können, warum er sich dafür entschieden hat, sich ausgerechnet bei dieser Firma/ diesem Unternehmen zu bewerben. Der Unternehmensbezug ist für über 60 % aller Personaler ein Muss-Kriterium.
  • Anforderungsprofil: In der Regel enthält jede Stellenbeschreibung auch ein detailliertes Anforderungsprofil. Wer im Hauptteil seiner Bewerbung überzeugen möchte, sollte die geforderten Fähigkeiten mit seiner bisherigen beruflichen Laufbahn verknüpfen und dadurch belegen, auf welche Weise die Fähigkeiten und Erfahrungen gewonnen wurden.
  • Selbstbewusstsein: Werden Fähigkeiten gefordert, über die der Bewerber zwar theoretisch verfügt, die er aber noch nicht praktisch umgesetzt hat (z.B. bei Berufseinsteigern), sollten diese im Bewerbungsschreiben nicht totgeschwiegen werden. Zielführender ist eine selbstbewusste Haltung, die den Personaler davon überzeugt, dass etwaige Defizite innerhalb kurzer Zeit ausgeglichen werden können.

3. Softskills: Das gewisse Extra

Es gibt Stellenausschreibungen, in denen explizit bestimmte persönliche Eigenschaften wie beispielsweise Teamfähigkeit oder eine besondere Hands-on-Mentalität gefordert werden. Ist dies der Fall, so bietet sich dem Bewerber die Chance, bestimmte Punkte seines digitalen Lebenslauf auszuformulieren, indem praktische Beispiele aus der beruflichen Laufbahn genannt werden, die den Bewerber dazu befähigt haben, die geforderten Fähigkeiten zu entwickeln.

4. Optionaler Teil: Fragen beantworten

Falls in der Stellenbeschreibung Fragen gestellt oder Optionen gegegeben werden (z.B. Voll- oder Teilzeitbeschäftigung), so hat der Bewerber kurz vor dem Schluss seines Bewerbungsschreibens die Möglichkeit, zu diesen Optionen Stellung zu nehmen. Werden Fragen ignoriert oder keine genauen Angaben gemacht, entsteht der Eindruck, die Ausschreibung sei entweder nicht sorgfältig gelesen worden oder der Bewerber wisse selbst nicht, wo seine Prioritäten liegen. Im optionalen Teil kann der Bewerber darüber hinaus Angaben zu seinen Gehaltsvorstellungen, dem Arbeitsstandort oder dem nächstmöglichen Arbeitsbeginn machen.

5. Schlussteil: mit einem guten Eindruck abschließen

In dem eher standardisierten Schlussteil des Bewerbungsschreibens sollte der Bewerber noch einmal seine Bereitschaft ausdrücken, Rückfragen zu beantworten und zu einem persönlichen Gespräch zu erscheinen. Falls es sich um eine Bewerbung aus einer Festanstellung heraus handelt, kann hier auch der Wunsch nach Diskretion dem derzeitigen Arbeitgeber gegenüber ausgesprochen werden. Wichtig ist, dass die Bewerbung mit einem klaren Statement schließt: Der Bewerber würde sich nicht über eine Einladung zum Vorstellungsgespräch freuen, sondern der Bewerber freut sich über eine Einladung zum Vorstellungsgespräch!